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Yesterday, a notary office I’ve been working with for several months contacted me for a quote to translate two documents: a criminal record certificate and a marriage certificate.

Nothing particularly unusual there. It’s part of my job.

Except both documents were packed with stamps, tables, signatures, emblems and country-specific legal and administrative language. This wasn’t a matter of translating a few paragraphs and sending them back. I needed to understand the documents, research the terminology, reproduce the information accurately and make sure every element of the original could be clearly identified in the translation.

And there was one tiny detail: everything had to be delivered that same day.

By the time I received confirmation, I had less than four hours to complete the work — lunchtime included — while two other urgent translations were already waiting in my queue.

I did it. But it made me think about the way we use the word “urgent” in this industry.

Urgent work changes your entire schedule

A same-day translation doesn’t simply take however many hours are required to translate it. It means reorganising everything that was already planned: other projects, deadlines, breaks, administrative work and, yes, life outside work.

And with legal or notarial documents, you can’t simply work faster and hope for the best. A mistranslated name, date, legal reference or administrative term can be rather more serious than a typo in a marketing text.

The research still needs to happen. So does the revision. Accuracy doesn’t become optional because the clock is ticking.

That’s exactly why I decided to introduce rush fees, with different rates for work requested with 24 hours’ notice and work that needs to be completed on the same day.

But managing urgency isn’t only the translator’s job

There’s another side to this conversation that I don’t think we discuss enough: clients also have a role to play in managing their deadlines.

If you know a document will need an urgent translation, sending it to your translator as early as possible makes a difference. And if the deadline really is urgent, say so clearly and use a communication channel that makes that urgency visible.

I organise my schedule. I work with deadlines, priorities and several projects running at the same time. But I can only organise the work I know exists.

A document that needs to be delivered within a few hours simply cannot be handled in the same way as one with a three-day, one-week or two-week deadline.

Urgency comes at a cost because you are asking for priority within a schedule that already existed before your document arrived.

And perhaps that’s the most important point: good deadline management for an urgent translation doesn’t begin when the translator opens the file.

It begins when the client realises they’re going to need the translation.

🇵🇹 Traduções urgentes: a gestão do tempo não depende só do tradutor

Ontem, um cartório notarial com quem trabalho há vários meses contactou-me para pedir um orçamento para a tradução de dois documentos: um registo criminal e uma certidão de casamento.

À primeira vista, nada de extraordinário. Faz parte do meu trabalho.

Só que ambos os documentos estavam repletos de carimbos, tabelas, assinaturas, emblemas e linguagem jurídica e administrativa específica do país de origem. Não era pegar no texto, traduzir e entregar. Era preciso perceber o documento, pesquisar terminologia, reproduzir a informação de forma rigorosa e manter uma apresentação que permitisse identificar claramente cada elemento do original.

E havia um pequeno pormenor: tinha de estar tudo pronto no próprio dia.

Quando recebi a confirmação, tinha menos de quatro horas para fazer o trabalho — hora de almoço incluída — e já tinha duas traduções urgentes de outro cliente em fila de espera.

Consegui fazê-lo. Mas fiquei a pensar na forma como lidamos com a palavra “urgente” no nosso setor.

Uma urgência altera toda a organização do dia

Um trabalho para o próprio dia não ocupa simplesmente o número de horas necessárias para o executar. Obriga o tradutor a reorganizar tudo o que já estava planeado: outros projetos, prazos, pausas, tarefas administrativas e, sim, a própria vida.

E numa tradução jurídica ou notarial não podemos simplesmente trabalhar mais depressa e esperar que corra bem. Um nome, uma data, uma referência legal ou uma expressão mal interpretada podem ter consequências muito diferentes das de uma gralha num texto de marketing.

A pesquisa continua a ter de ser feita. A revisão também. O rigor não desaparece porque o relógio está a contar.

É precisamente por isso que comecei a aplicar taxas de urgência, com valores diferentes para trabalhos solicitados com 24 horas de antecedência e para trabalhos que têm de ser concluídos no próprio dia.

Mas a gestão da urgência não pode ser feita apenas pelo tradutor

Há também uma parte desta conversa que raramente vejo ser mencionada: os clientes também precisam de ajudar a gerir os seus próprios prazos.

Se um documento vai precisar de tradução urgente, enviá-lo ao tradutor assim que possível faz diferença. E, sobretudo, se existe uma urgência real, é importante dizê-lo claramente e utilizar um meio de contacto que permita ao tradutor perceber que aquele pedido não pode ficar simplesmente à espera de ser visto.

Eu organizo a minha agenda. Trabalho com prazos, prioridades e projetos em simultâneo. Mas só consigo organizar aquilo que sei que existe.

Uma tradução que precisa de estar pronta dentro de algumas horas não pode ser tratada da mesma forma que um pedido com três dias, uma semana ou duas semanas de antecedência.

A urgência tem um custo porque reserva prioridade dentro de uma agenda que já existia antes daquele documento chegar.

E talvez seja esta a parte mais importante: uma boa gestão de prazos numa tradução urgente não começa quando o tradutor abre o ficheiro.

Começa no momento em que o cliente percebe que vai precisar da tradução.